Forfait de séances prépayé : ce que l'argent d'avance vous engage à faire
La réponse courte
Un forfait de séances payé d'avance est une prestation encaissée avant d'être rendue : si vous êtes redevable de la TVA, elle est due dès l'encaissement, et en micro-entreprise la somme compte dans le chiffre d'affaires du mois où elle est reçue. Si rien n'est écrit, la loi présume que l'argent versé d'avance est constitué d'arrhes : écrivez avant de vendre ce que deviennent les séances non utilisées.
Le forfait arrange les deux côtés : la cliente paie moins cher la séance, vous encaissez tout de suite. Mais cet argent n'est pas encore gagné, il est dû en séances, et c'est de cet écart que naissent les litiges qu'on lit sur les forums.
Dans votre commerce : Dix séances payées en mars se déclarent en mars, même si la dernière a lieu en septembre ; et pour que la TVA soit due sur un acompte, les séances doivent être désignées avec précision sur la facture.
Le geste du jour : Sur le ticket ou la facture du forfait, écrivez la prestation exacte et le nombre de séances, puis déclarez la TVA avec les ventes du mois.
02
Les recettes encaissées
micro-entreprise
En micro-entreprise, le chiffre d'affaires à déclarer à l'Urssaf est ce qui a été encaissé sur la période, et un acompte se déclare le jour où il est reçu, même si la prestation reste à faire.
Dans votre commerce : Un forfait vendu en décembre alourdit le chiffre d'affaires de décembre et compte dans celui de l'année, alors que les séances rempliront l'agenda de janvier et de février.
Le geste du jour : Tenez une ligne à part pour chaque forfait encaissé : date, montant, séances restantes. Vous saurez à tout moment combien de travail vous devez encore.
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Les arrhes par défaut
article L214-1 du code de la consommation
Entre un professionnel et un consommateur, une somme versée d'avance est présumée constituer des arrhes, sauf stipulation contraire : chacun peut alors se dédire, le client en la perdant, le professionnel en la rendant au double.
Dans votre commerce : Un forfait vendu sans aucune condition écrite laisse donc la loi décider à votre place, et les forums de consommateurs sont remplis de forfaits de laser ou de soins vendus ainsi.
Le geste du jour : Avant d'encaisser, faites lire une demi-page : nombre de séances, durée de validité, ce qui se passe si la cliente arrête, et s'il s'agit d'un acompte ou d'arrhes.
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La clause d'inaptitude
recommandation n° 24-01 de la Commission des clauses abusives
La Commission des clauses abusives recommande qu'un abonné empêché pour raison de santé, justificatif à l'appui, puisse arrêter et récupérer la part qu'il ne pourra pas utiliser, ou prolonger sans frais s'il n'est empêché qu'un temps.
Dans votre commerce : La recommandation vise les clubs de sport, mais une cliente d'institut qui doit interrompre ses soins sur avis médical pose exactement la même question.
Le geste du jour : Ajoutez une ligne à vos conditions : sur justificatif médical, séances restantes remboursées ou reportées, au choix de la cliente.
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Payer pour ne pas venir
paying not to go to the gym
Les clients surestiment l'usage qu'ils feront de ce qu'ils paient d'avance, et chaque séance sautée fait monter le prix réel des autres.
Dans votre commerce : Dans trois clubs américains suivis sur trois ans, les membres au forfait mensuel le plus cher venaient 4,3 fois par mois et payaient chaque visite plus de 70 % plus cher qu'avec la carte de dix entrées du même club.
Le geste du jour : À chaque séance, fixez la suivante avant que la cliente reparte : une séance inscrite dans l’agenda ne se perd pas.
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La dépréciation du paiement
payment depreciation
Plus le moment où l'on a payé s'éloigne, moins on ressent le besoin d'en avoir pour son argent, et moins on consomme ce qu'on a payé.
Dans votre commerce : Un forfait se consomme vite juste après l'achat, puis ralentit : ce sont les dernières séances qui risquent de se perdre, et une cliente qui en laisse expirer deux renouvelle rarement de bon cœur.
Le geste du jour : Quand il reste deux ou trois séances, rappelez-le à la cliente avec la date de fin : c'est à ce moment que se décide le forfait suivant.
Les pièges du forfait
Une validité écrite nulle part
Sans date de fin écrite, chaque séance restante reste due, sans limite. Fixez une durée qui laisse le temps de tout faire au rythme normal de la prestation, et écrivez-la.
Un prix de séance figé trop longtemps
Le forfait fige le prix au jour de la vente. Si vos produits augmentent, les séances restantes se font à l’ancien prix : c’est une raison de plus pour borner la validité.
Le carton à cocher qui se perd
Un carton perdu, c’est une discussion sur le nombre de séances restantes. Tenez le compte de votre côté et montrez-le à la cliente à chaque passage.
Vendre plus de séances que nécessaire
Une cliente à qui l’on a vendu un second forfait dont elle n’avait pas besoin se sent piégée. C’est le cas raconté sur le forum qui ouvre la foire aux questions ci-dessous.
Oublier les forfaits en cours quand on cède
Des séances payées et pas encore faites suivent le commerce. Si vous le vendez, parlez-en avec l’acheteur et votre conseil avant la signature.
Vendre un forfait de séances prépayé avec Passcard
Le forfait Passcard est une carte de séances dans le téléphone de la cliente : elle voit à tout moment combien il lui en reste, et le décompte se tient tout seul à chaque scan.
1. Vous créez votre forfait
Dans votre tableau de bord, choisissez « Forfait prépayé ». Nommez la prestation (une cure de drainage, dix coupes, un pack de séances de coaching), indiquez le nombre de séances et la durée de validité : 3 mois, 6 mois, 1 an ou sans limite.
2. Vous encaissez le forfait à votre caisse
La cliente paie chez vous, comme pour une prestation. Passcard ne voit pas l’argent et n’en prélève rien.
3. Vous vendez le forfait au comptoir
Depuis le scanner ou la fiche de la cliente, touchez « Vendre un forfait », puis confirmez que le forfait est payé. La carte est active tout de suite, et un QR code s’affiche sur votre écran : la cliente le scanne pour ajouter son forfait à Apple Wallet ou à Google Wallet.
4. À chaque séance, vous scannez sa carte
Un scan retire une séance. La carte de la cliente se met à jour et affiche les séances restantes, par exemple « 7 sur 10 », avec la date de fin.
5. Le forfait se renouvelle au comptoir
Quand il n’y a plus de séance, la carte l’indique : « Forfait terminé, à renouveler au comptoir ». Vous encaissez le nouveau forfait et touchez « Renouveler » : les séances sont recréditées sur la même carte, dans le même téléphone.
Ce que le forfait prépayé rapporte au commerçant
Le forfait engage la cliente sur plusieurs séances, et vous donne de la visibilité sur votre agenda.
L’argent arrive avant les séances
Vous encaissez le forfait le jour de la vente. Les séances se font ensuite, au rythme de la cure ou du pack.
Une cliente qui revient
Une cure de madérothérapie ou de drainage se fait en plusieurs séances : la carte dans le téléphone rappelle à la cliente qu’il lui en reste, chaque fois qu’elle ouvre son portefeuille.
Plus de discussion sur le compte
Le décompte est tenu de votre côté, et la cliente voit le même chiffre que vous, à chaque passage.
Des exemples de forfait, métier par métier
Un forfait se règle en trois choix : la prestation, le nombre de séances, la durée. Voici comment les commerces de proximité les combinent le plus souvent.
Institut et esthétique
La cure de soins en institut
Soins du visage, épilation, soins du corps : un forfait de plusieurs séances, avec une durée qui laisse le temps de tout faire au rythme normal du soin.
Coach sportif, yoga, pilates : le carnet de dix séances devient une carte dans le téléphone, sans application à installer pour vos élèves.
Les questions que posent les commerçants
Une cliente veut se faire rembourser un forfait qu'elle n'a pas commencé : dois-je accepter ?
Tout dépend de ce qui a été écrit à la vente. Si rien ne l'a été, la somme versée d'avance est présumée constituer des arrhes (article L214-1 du code de la consommation) : la cliente peut renoncer en la perdant, ce qui se termine rarement bien avec une voisine. Si vos conditions prévoient un remboursement, un avoir ou un report, appliquez-les ; sinon, un avoir sur d'autres prestations règle souvent la question sans perdre la cliente.
Remboursement ou avoir sur un forfait d'épilation laser : que proposer ?
Un avoir garde l'argent chez vous et la cliente dans votre agenda ; un remboursement clôt la relation. Proposez d'abord l'avoir sur une autre prestation, avec une date de fin, et remboursez quand l'arrêt vient d'une raison médicale justifiée : c'est ce que la Commission des clauses abusives recommande aux clubs de sport.
Dois-je déclarer la TVA dès la vente du forfait, avant les séances ?
Oui, si vous êtes redevable de la TVA : pour une prestation de services, elle est exigible à l'encaissement, acomptes compris (article 269 du code général des impôts). Un forfait de dix massages se déclare donc le mois où il est payé, à condition que la facture désigne précisément les séances.
Puis-je limiter la durée de validité d’une carte de séances ?
Nous n'avons trouvé aucun texte qui l'interdise, à condition que la durée soit annoncée avant l'achat et qu'elle laisse matériellement le temps de faire toutes les séances. Une carte de dix séances valable deux mois, pour une prestation qui se fait une fois par mois, serait difficile à défendre.
Que se passe-t-il quand le forfait expire avec des séances restantes ?
Le scan est d’abord bloqué, et vous voyez qu’il reste des séances. Vous décidez : un bouton « Utiliser quand même » vous permet d’honorer la séance. Vous pouvez aussi renouveler le forfait, et les séances restantes s’ajoutent au nouveau.
La cliente change de téléphone : perd-elle ses séances ?
Non. Elle retrouve sa carte avec son numéro de téléphone et son adresse e-mail. Vous pouvez aussi la lui renvoyer depuis sa fiche client : un QR code s’affiche sur votre écran, elle le scanne.
Peut-on renouveler un forfait avant la fin ?
Le renouvellement se fait quand le forfait est terminé ou expiré : c’est à ce moment que la carte invite la cliente à le renouveler au comptoir. Les séances du nouveau forfait arrivent alors sur la même carte.
Passcard encaisse-t-il le paiement du forfait ?
Non. La cliente vous paie à votre caisse, et vous confirmez la vente dans Passcard. Pour la TVA et pour ce qui se passe si la cliente arrête en cours de route, reportez-vous aux règles plus haut sur cette page.
Inclus dans l’offre Pro, 49,17 € HT/mois en annuel (59 € HT/mois sans engagement). Offre de lancement : aussi inclus dans l’offre Essentiel, 29,17 € HT/mois en annuel (35 € HT/mois sans engagement), pour tout abonnement pris avant le 31 décembre 2026. L’essai et l’offre Découverte ne le comprennent pas.